Fazer a decoração com balões por conta própria ou contratar um profissional?

Quem planeia um evento empresarial, uma inauguração, uma feira ou uma festa acaba, mais cedo ou mais tarde, por enfrentar a mesma pergunta:

Deve a decoração com balões ser feita por conta própria ou compensa contratar um fornecedor profissional?

À primeira vista, a resposta parece simples. Afinal, os balões podem ser encomendados online e inúmeros tutoriais prometem resultados impressionantes com pouco esforço. Na prática, porém, a realidade é muitas vezes outra.

As vantagens de fazer por conta própria

Para eventos mais pequenos, fazer por conta própria pode fazer todo o sentido.

Sobretudo em:

• pequenas festas de aniversário

• eventos privados

• exigências estéticas reduzidas

• tempo suficiente disponível

uma decoração com balões montada por conta própria pode ser uma boa solução.

Os custos de material parecem inicialmente moderados e muitas pessoas gostam de dar asas à criatividade.

O que é muitas vezes subestimado

A maioria das pessoas considera inicialmente apenas os custos de material.

O esforço real, porém, inclui muitos mais fatores:

• planeamento

• compra de material

• margem de reserva

• combinação de cores

• transporte

• tempo de montagem

• ferramentas

• possibilidades de fixação

• compras erradas

• compras adicionais

• desmontagem

  
  

Sobretudo em eventos maiores, estes pontos somam-se rapidamente.

Não é raro empresas ou colaboradores investirem várias horas ou mesmo dias de trabalho inteiros na preparação.

O desafio nos eventos empresariais

Enquanto nas pequenas decorações privadas os erros são muitas vezes perdoáveis, nos eventos empresariais aplicam-se outras exigências.

Aqui trata-se frequentemente de:

• perceção da marca

• imagem externa

• fotos

• contacto com clientes

• imprensa

• redes sociais

• experiência dos convidados

  
  

Uma decoração com balões torna-se rapidamente parte visível da imagem da empresa.

Por isso, fatores como conceitos de cor, proporções, escolha do local e acabamento profissional têm um peso muito maior.

O tempo também é um custo

Um ponto muitas vezes esquecido é o próprio tempo de trabalho.

Quando os colaboradores passam várias horas a planear, comprar e montar, surgem custos que à primeira vista não são visíveis.

A solução aparentemente mais barata nem sempre é, por isso, automaticamente a mais económica.

Os fornecedores profissionais trazem experiência

Um fornecedor profissional não entrega apenas balões.

Traz a experiência de inúmeros projetos.

Isso inclui, por exemplo:

• aconselhamento

• análise do local

• conceitos de cor

• seleção de material

• planeamento do projeto

• montagem

• desmontagem

• resolução de problemas no local

Assim evitam-se muitos erros que, quando se faz por conta própria, muitas vezes só se tornam visíveis durante a montagem.

Problemas típicos de fazer você mesmo

Muitos problemas só aparecem no dia do evento.

• Os balões estouram ao encher ou no sol

• As cores ficam diferentes no local do que na tela

• A estrutura não aguenta e tomba com vento ou muita gente

• Falta o equipamento certo para balões de hélio

• A montagem leva muito mais tempo do que o planejado

Numa festa pequena dá para relevar. Num evento corporativo, nesse momento muitas vezes os primeiros convidados já estão chegando.

Um exemplo da prática

Um arco de balões na entrada parece simples nas fotos. Na verdade, ele é formado por muitos balões em tamanhos e cores combinados, uma estrutura resistente e uma fixação que aguenta até vento. Nossos arcos ficam sobre duas bases, cada uma com 15 quilos de contrapeso.

Somam-se a isso o planejamento, o transporte e a montagem. Quem faz isso pela primeira vez geralmente precisa de muito mais tempo do que esperava.

Quando compensa um fornecedor profissional?

Contratar um fornecedor faz especialmente sentido em:

• eventos empresariais

• inaugurações

• feiras

• eventos em hotéis

• ações de marketing

• campanhas de montra

• eventos com imprensa ou fotógrafos

• projetos com grande afluência de público

Quanto mais importante for a imagem externa de um evento, maior é o valor acrescentado de uma execução profissional.

Perguntas frequentes

É mais barato fazer a decoração com balões por conta própria?

O custo do material costuma ser menor. Somando horas de trabalho, ferramentas, compras erradas e transporte, a diferença muitas vezes é menor do que se imagina.

Com quanta antecedência um fornecedor profissional precisa do pedido?

Recomendamos de quatro a seis semanas. Pedidos de última hora muitas vezes ainda são possíveis, mas com menos opções de cores e materiais.

O fornecedor também cuida da desmontagem?

Conosco, sim. Depois do evento desmontamos tudo, descartamos os balões de látex de forma adequada e levamos estruturas e suportes de volta.

Conclusão

A solução certa depende sempre do projeto em causa.

Para pequenos eventos privados, fazer por conta própria pode ser perfeitamente suficiente.

Mas assim que clientes, convidados, parceiros de negócio ou meios de comunicação entram em contacto com o evento, a colaboração com um fornecedor profissional compensa muitas vezes.

Porque, no fim, não se trata apenas de balões.

Trata-se da impressão que um evento deixa.