Fare da sé le decorazioni con palloncini o affidarsi a un professionista?

Chi pianifica un evento aziendale, un'inaugurazione, una fiera o una festa prima o poi si trova davanti alla stessa domanda:

Conviene realizzare da sé la decorazione con palloncini o vale la pena affidarsi a un fornitore professionale?

A prima vista la risposta sembra semplice. Dopotutto i palloncini si possono ordinare online e numerosi tutorial promettono risultati sorprendenti con poco sforzo. Nella pratica, però, la realtà è spesso diversa.

I vantaggi del fai da te

Per eventi di piccole dimensioni, il fai da te può avere senso.

In particolare per:

• piccole feste di compleanno

• eventi privati

• esigenze estetiche contenute

• tempo a disposizione sufficiente

una decorazione con palloncini allestita in proprio può essere una buona soluzione.

I costi dei materiali sembrano inizialmente contenuti e a molte persone piace dare spazio alla propria creatività.

Cosa viene spesso sottovalutato

La maggior parte delle persone considera inizialmente solo i costi dei materiali.

L'impegno reale, però, comprende molti più fattori:

• progettazione

• acquisto dei materiali

• margine di scorta

• abbinamento dei colori

• trasporto

• tempo di allestimento

• attrezzi

• possibilità di fissaggio

• acquisti sbagliati

• acquisti aggiuntivi

• smontaggio

  
  

Soprattutto negli eventi più grandi, queste voci si sommano rapidamente.

Non di rado aziende o dipendenti investono diverse ore o persino intere giornate lavorative nella preparazione.

La sfida negli eventi aziendali

Mentre nelle piccole decorazioni private gli errori sono spesso perdonabili, negli eventi aziendali valgono altre esigenze.

Qui spesso si tratta di:

• percezione del brand

• immagine esterna

• foto

• contatto con i clienti

• stampa

• social media

• esperienza degli ospiti

  
  

La decorazione con palloncini diventa così rapidamente una parte visibile dell'immagine aziendale.

Per questo fattori come concept cromatici, proporzioni, scelta della posizione e lavorazione professionale hanno un peso molto maggiore.

Anche il tempo è un costo

Un aspetto spesso trascurato è il proprio tempo di lavoro.

Quando i dipendenti dedicano diverse ore a progettazione, acquisti e allestimento, si generano costi che a prima vista non si vedono.

La soluzione apparentemente più economica non è quindi sempre automaticamente quella più conveniente.

I fornitori professionali portano esperienza

Un fornitore professionale non consegna solo palloncini.

Porta con sé l'esperienza di numerosi progetti.

Ne fanno parte, ad esempio:

• consulenza

• analisi della location

• concept cromatici

• scelta dei materiali

• pianificazione del progetto

• allestimento

• smontaggio

• soluzione dei problemi sul posto

In questo modo si evitano molti errori che con il fai da te spesso emergono solo durante l'allestimento.

Problemi tipici del fai da te

Molti problemi emergono solo il giorno dell'evento.

• I palloncini scoppiano durante il gonfiaggio o al sole

• I colori sul posto appaiono diversi rispetto allo schermo

• La struttura non regge e si ribalta con il vento o la folla

• Manca l'attrezzatura adatta per i palloncini ad elio

• L'allestimento richiede molto più tempo del previsto

A una piccola festa si può chiudere un occhio. A un evento aziendale, in quel momento spesso i primi ospiti stanno già entrando.

Un esempio pratico

Un arco di palloncini all'ingresso sembra semplice in foto. In realtà è composto da molti palloncini di misure e colori coordinati, da una struttura portante e da un fissaggio che regge anche al vento. I nostri archi poggiano su due basi, ciascuna con 15 chilogrammi di contrappeso.

A questo si aggiungono progettazione, trasporto e allestimento. Chi lo fa per la prima volta di solito impiega molto più tempo del previsto.

Quando conviene un fornitore professionale?

Affidarsi a un fornitore ha particolarmente senso per:

• eventi aziendali

• inaugurazioni

• fiere

• eventi in hotel

• azioni di marketing

• campagne vetrine

• eventi con stampa o fotografi

• progetti con grande affluenza di pubblico

Più è importante l'immagine esterna di un evento, maggiore è il valore aggiunto di una realizzazione professionale.

Domande frequenti

È più economico fare da sé le decorazioni con palloncini?

I costi del materiale sono spesso più bassi. Aggiungendo tempo di lavoro, attrezzi, acquisti sbagliati e trasporto, la differenza è spesso minore di quanto si pensi.

Con quanto anticipo serve contattare un fornitore professionale?

Consigliamo da quattro a sei settimane. Spesso le richieste dell'ultimo minuto sono comunque possibili, ma con meno scelta di colori e materiali.

Il fornitore si occupa anche dello smontaggio?

Da noi sì. Dopo l'evento smontiamo tutto, smaltiamo correttamente i palloncini in lattice e riportiamo con noi strutture e supporti.

Conclusione

La soluzione giusta dipende sempre dal singolo progetto.

Per piccoli eventi privati, il fai da te può essere del tutto sufficiente.

Ma non appena clienti, ospiti, partner commerciali o media entrano in contatto con l'evento, spesso conviene collaborare con un fornitore professionale.

Perché alla fine non si tratta solo di palloncini.

Si tratta dell'impressione che un evento lascia.