Ballondecoratie zelf maken of een professionele leverancier inschakelen?

Wie een bedrijfsevent, opening, beurs of feest plant, staat vroeg of laat voor dezelfde vraag:

Moet de ballondecoratie zelf worden gemaakt, of loont het om een professionele leverancier in te schakelen?

Op het eerste gezicht lijkt het antwoord eenvoudig. Ballonnen kun je immers online bestellen en talloze handleidingen beloven indrukwekkende resultaten met weinig moeite. In de praktijk blijkt echter vaak een ander beeld.

De voordelen van zelf doen

Voor kleinere evenementen kan zelf doen zeker zinvol zijn.

Vooral bij:

• kleine verjaardagsfeestjes

• privé-evenementen

• lage eisen aan de uitstraling

• voldoende beschikbare tijd

kan een zelf opgebouwde ballondecoratie een goede oplossing zijn.

De materiaalkosten lijken in eerste instantie overzichtelijk en veel mensen vinden het leuk om zelf creatief bezig te zijn.

Wat vaak wordt onderschat

De meeste mensen kijken in eerste instantie alleen naar de materiaalkosten.

De werkelijke inspanning bestaat echter uit veel meer factoren:

• planning

• materiaalinkoop

• reserve

• kleurcombinatie

• transport

• opbouwtijd

• gereedschap

• bevestigingsmogelijkheden

• miskopen

• bijkopen

• afbouw

  
  

Vooral bij grotere evenementen tellen deze punten snel op.

Niet zelden investeren bedrijven of medewerkers meerdere uren of zelfs hele werkdagen in de voorbereiding.

De uitdaging bij bedrijfsevents

Waar kleine privédecoraties vaak vergeeflijk zijn, gelden bij bedrijfsevents andere eisen.

Hier gaat het vaak om:

• merkbeleving

• uitstraling

• foto's

• klantcontact

• pers

• social media

• gastbeleving

  
  

Een ballondecoratie wordt daarbij al snel een zichtbaar deel van de bedrijfspresentatie.

Daarom spelen factoren als kleurconcepten, proporties, plaatskeuze en professionele afwerking een veel grotere rol.

Tijd is ook een kostenfactor

Een vaak over het hoofd gezien punt is de eigen werktijd.

Als medewerkers meerdere uren bezig zijn met planning, inkoop en opbouw, ontstaan kosten die op het eerste gezicht niet zichtbaar zijn.

De ogenschijnlijk goedkopere oplossing is daardoor niet altijd automatisch de economischere oplossing.

Professionele leveranciers brengen ervaring mee

Een professionele aanbieder levert niet alleen ballonnen.

Hij brengt ervaring uit talloze projecten mee.

Daartoe behoren bijvoorbeeld:

• advies

• locatieanalyse

• kleurconcepten

• materiaalkeuze

• projectplanning

• opbouw

• afbouw

• probleemoplossing ter plaatse

Daardoor zijn veel fouten te voorkomen die bij zelf doen vaak pas tijdens de opbouw zichtbaar worden.

Typische problemen bij zelf doen

Veel problemen worden pas op de dag van het evenement zichtbaar.

• Ballonnen knappen bij het opblazen of in de zon

• Kleuren ogen ter plaatse anders dan op het scherm

• De constructie houdt het niet en valt om bij wind of drukte

• De juiste uitrusting voor heliumballonnen ontbreekt

• De opbouw duurt veel langer dan gepland

Op een klein feestje kun je daar overheen kijken. Op een bedrijfsevent komen op dat moment vaak al de eerste gasten binnen.

Een voorbeeld uit de praktijk

Een ballonboog bij de ingang ziet er op foto's eenvoudig uit. In werkelijkheid bestaat hij uit veel ballonnen in afgestemde maten en kleuren, een stevig frame en een bevestiging die ook bij wind houdt. Onze bogen staan op twee voeten met elk 15 kilogram contragewicht.

Daar komen planning, transport en opbouw nog bij. Wie dit voor het eerst doet, heeft er meestal veel meer tijd voor nodig dan verwacht.

Wanneer loont een professionele leverancier?

Een leverancier inschakelen is vooral zinvol bij:

• bedrijfsevents

• openingen

• beurzen

• hotelevenementen

• marketingacties

• etalagecampagnes

• evenementen met pers of fotografen

• projecten met veel bezoekers

Hoe belangrijker de uitstraling van een evenement is, hoe groter de meerwaarde van een professionele uitvoering.

Veelgestelde vragen

Is het goedkoper om ballondecoratie zelf te maken?

De materiaalkosten zijn vaak lager. Tel je werktijd, gereedschap, miskopen en transport erbij op, dan is het verschil vaak kleiner dan gedacht.

Hoeveel voorbereidingstijd heeft een professionele aanbieder nodig?

Wij raden vier tot zes weken aan. Kortlopende aanvragen zijn vaak toch mogelijk, dan met minder keuze in kleuren en materiaal.

Verzorgt de aanbieder ook de afbouw?

Bij ons wel. Na het event bouwen we alles af, voeren we de latexballonnen correct af en nemen we frames en bevestigingen weer mee.

Conclusie

De juiste oplossing hangt altijd af van het betreffende project.

Voor kleine privé-evenementen kan zelf doen volledig volstaan.

Zodra echter klanten, gasten, zakenpartners of media met het evenement in aanraking komen, loont samenwerking met een professionele leverancier vaak.

Want uiteindelijk gaat het niet alleen om ballonnen.

Het gaat om de indruk die een evenement achterlaat.